Archives des documents

On conserve ou archive les documents pour constituer une source d’information ou une preuve plus tard. Les archives documents existent autant dans les services publics (certaines peuvent être consultées librement, d’autres non) que dans le privé.


stockage-archiveLe stockage des documents entre dans le cadre des sciences de l’information et est régi à la fois par le principe du respect des fonds qui consiste à savoir classer, répertorier et inventorier les documents. Il y a aussi la théorie des trois âges selon laquelle les archives ont un cycle de vie : courantes (en cours ou actives), intermédiaires (semi actives) et définitives.

Pour les entreprises, la conservation des archives est utile pour avoir une base de données de leurs activités. Autrement dit, elles constituent des preuves pour les transactions ou encore les ventes faites par l’entreprise. Il faut aussi savoir que juridiquement parlant, chaque entreprise doit conserver des documents, valables pendant un certain délai (en conformité avec le Code du commerce). Ils servent de preuves en cas de contrôle ou en cas de litige. Le stockage des archives d’une entreprise est confié au service logistique ou à des sous-traitants externes. Là encore, la théorie des trois âges est valable, en effet, passé un certain délai, certains documents sont considérés comme caduques.


Autrefois, le stockage des archives d’une entreprise se faisait dans une salle spécialisée. Avec l’avènement de l’informatique, on conserve désormais dans des supports électroniques notamment le disque dur. Cependant les documents administratifs sont toujours à conserver en format papier, et ce, pendant quelques années. Ainsi, les dossiers des employés renvoyés se conservent pendant trois ans, les documents fiscaux et relatifs au droit des sociétés et au droit social se gardent pendant cinq ans, les documents comptables doivent être archivés pendant dix ans et enfin les actes de vente et autres titres de propriété doivent être gardés pendant trente ans.