La conservation d'archive

Archiver a plusieurs objectifs notamment pour garantir ses droits et pour constituer des sources historiques. Quand on parle d’archive, ça peut être le document proprement dit, les services qui classent, gardent et communiquent les documents ou encore l’endroit où les documents sont stockés.


La conservation archive n’est cependant pas éternelle à moins que ce soit des documents historiques. Par ailleurs, certaines archives, notamment certains documents du service public, ne sont pas accessibles à tout le monde. Toutefois, on peut toujours se renseigner à l’archive nationale, départementale ou communale. Certaines institutions publiques ont même leur propre archive notamment le ministère de la défense et le ministère du finance.

Normalement, on doit conserver tout document émanant du service public ou parfois du domaine privé (notamment les factures). Cependant, il y a un délai de conservation pendant lequel le document est valable et peut servir de faire-valoir. Dans le domaine de l’assurance, par exemple, la conservation du contrat d’assurance habitation et automobile est de deux ans, en plus de la durée du contrat. Les dossiers en cas de dommages corporels comme les factures, les expertises et les certificats médicaux se conservent 10 ans, voire plus, après la fin de l’indemnisation. Les documents se référant à l’assurance décès doivent être archivés pendant 10 ans.

Dans le domaine des transactions bancaires, les chèques à encaisser sont valables durant un an et huit jours. Si vous avez fait des prêts à la consommation, il faut conserver les documents y afférents pendant deux ans, à partir de la dernière échéance du crédit. Les relevés de compte, les virements et prélèvements, les talons de chèques doivent être gardés pendant 5 ans. Dans le domaine juridique, un acte d’état civil est valable indéfiniment, quoiqu’on exige parfois un document récent. Il en est de même pour le jugement de divorce ou d’adoption ainsi que les actes de mariage et le livret de famille.