La gestion des archives

Il est évident qu’on archive un document pour pouvoir le réutiliser plus tard. Cela est valable autant dans le domaine public que dans le domaine privé.


Cependant, il faut respecter la théorie des trois âges pour la gestion archives : les archives courantes seront les documents qui traitent des affaires en cours, les archives intermédiaires sont les documents qu’on classe pour une utilité administrative ou juridique et enfin les archives définitives sont les documents qu’on conserve à titre historique et patrimonial. Un document qui fait partie du premier type d’archive doit être à la portée de la main puisqu’il traite des affaires en cours.

La conservation des archives intermédiaires est limitée par le temps, en effet étant des documents administratifs et juridiques, leur conservation est réglementée par une durée d’utilité administrative ou DUA. Une fois ce délai dépassé, il se pourrait que les documents soient détruits. Quand un document tombe dans la catégorie des archives définitives, pour des raisons historiques ou patrimoniales, il doit être remis aux Archives départementales du lieu où se trouve son propriétaire. S’il s’agit des documents émanant des administrations centrales de l’Etat, ce sont les Archives nationales qui les conservent.


La gestion des archives relève d’un archiviste, c’est lui qui classe les documents afin que celui-ci soit facile à trouver si besoin est. Actuellement, on utilise la technique de records management pour gérer les documents d’archive. Mention spéciale pour l’archivage des documents numériques, ces derniers sont dans la plupart du temps archivés dans un serveur central. Afin de bien conserver les données, ce serveur central a été installé avec le système RAID. La gestion de ces archives numériques relève d’un administrateur de réseau. Quoi qu’il en soit l’accès à tous les archives n’est pas automatique. Dans les entreprises, par exemple, il est parfois nécessaire de remplir un registre avant de pouvoir accéder aux archives.